英語のプレゼン:Q&A編

こんにちは。

前回に引き続き、今回も英語のプレゼンのお話です。

しっかり準備を行い、首尾よく発表を終えたとして、次に待っているのがQ&Aです。

発表内容は事前に準備できますが、Q&Aはどんな質問が来るかわからないので、不安ですよね。

でも、これもある程度、準備しておくことで、自信をもって対応できるようになります。

今日はセールスのプレゼンで想定できるQ&Aとその対応策をご紹介したいと思います。

想定質問を考える

これは日本語のプレゼンでも同じことですが、発表内容について、どのような質問がくるか、事前に想定しておくことが重要です。
以前、私が社内通訳をしていた頃の経験では、質問の目的は大きく次の2つのパターンに分けられるかと思います。
① スライドで提示した内容について、わかりにくい、または、より明確にしたいという場合
② さらに詳しい内容を知りたい場合

スライドの内容はしっかり把握する

このうち、①については、日本語の場合も同じですが、スライドで示したデータの元資料(Data source)について、きちんと把握しておく必要があります。

これについては、たとえば次のような質問がくることが想定されます。

What is this data based on?
(このデータは何に基づいていますか?)

Where does the data come from?
(このデータの出典はどこですか?)

さらに、英語のプレゼンの場合、日本語で示したい内容が正しく英語で表現されているかについて、確認しておく必要があります。

これは、実際の会議でたびたび遭遇することですが、英語が得意でない発表者が、スライドを第三者に翻訳やネイティブチェックしてもらっている場合、きちんと英語を確認していないというケースが多くあります。

会議の場でその部分を指摘されると、日本語で意図したこととスライドに書いてある英語が違うために誤解が生じているのですが、それを説明できずにあたふたしてしまうという事態に陥ってしまいます。

第三者に英語を翻訳・校正してもらった場合は、スライドに記載されている内容を最終確認し、伝えたいことが正しく表現されているか、くれぐれもよく確認しましょう。

バックアップ資料を準備する

また、②の「発表内容について、より詳細を知りたい場合」ですと、次のような質問が来ることが想定されます。

Could you explain more about the action plan?
(アクションプランについて、もう少し説明してもらえますか?)
Could you give specific examples?
(具体的な例を挙げていただけますか?)

こうした質問に対しては、ある程度想定し、バックアップの資料・スライドを準備しておきましょう。

日本語に比べて英語のプレゼンでは、口頭のみで説明しようとすると、どうしても伝えきれない部分が生まれてしまいます。

視覚的に提示できるよう、多くのバックアップ資料を準備しておくことで、心にも余裕が生まれますね。

質問内容を正しく理解する

このように、ある程度、質問を想定しておいたとしても、実際のQ&Aでは想定外の質問が来ることもあるでしょう。

また、質問なのか感想なのか、わからないような話が長々と続き、相手の質問の真意がつかめないこともあるかと思います。

そんな時は、次のように確認しましょう。
Let me confirm your question.
(質問を確認させてください)
Are you asking about…
(…について質問されていますか?)
Am I right to understand that…
(…という理解で宜しいでしょうか)

質問に対する回答は、簡潔に結論から話す

質問内容を正しく把握できたら、回答は、発表の場合と同じように、簡潔に、まず結論から先に話しましょう。

日本語の場合は、背景から順序だてて説明し、「よって結論はこうである」という流れが一般的かもしれませんが、英語圏では、まず結論を述べて、その後にその理由・背景を説明する方が自然です。

とはいえ、そう簡単に結論が出ない問題もあるかと思います。
たとえば
Do you agree with this point?
(この点に賛成ですか?)

と聞かれた場合、「Yes」か「No」かの選択になりますが、実際にはそう簡単に割り切れない問題もありますよね。

そんな場合、次のような言い回しがあります。

I partly agree with this, because…
(私は部分的に賛成です。なぜなら…)

I have a slightly different view. Let me explain..
(私は若干異なる視点をもっています。説明しますと…)

こうした自然な言い回しや表現は、日常会話で多く使われています。

 

普段から、ドラマや映画を活用して、日常会話のボキャブラリーを増やしておくと、いざという時に役立ちますよ↓

誰でも継続できるおすすめ勉強法:映画・ドラマを見る!

 

英語のプレゼン:Q&Aのコツ

・事前準備:スライド内容をしっかり把握し、想定質問を考え、バックアップ資料を準備する。
・回答する際は、結論を先に伝え、続いて理由・背景を述べる。
・自然な回答のために、普段からボキャブラリーを増やしましょう。