英語メールの書き方:実践編

こんにちは。

今日は、英語のメールの書き方について、ご紹介したいと思います。

日本語の場合と同じように、メールを書く際には、どのような目的で、誰に出すのかにより、文章の書き方が変わってきます。

たとえば、プライベートで親しい友人に送るメールと、職場で社内メールをする場合では、当然ながらメールの書き方も変わってきますね。

また、ドクターに向けて講演依頼をするといった場合には、より丁寧に文章を吟味する必要があります。

まず丁寧な文章形式をマスターした方が応用がききますので、ここでは、フォーマルな形式をご紹介したいと思います。

 

メールのはじまり

日本語でいう「○○様」の部分は、「Dear Mr/Ms/Dr XXX」で始めます。

海外からのメールで「Hello, Mr XX」などから始まるカジュアルなメールを受け取ることもありますが、自分から出す場合は丁寧にしておいた方が無難です。

女性の場合は、未婚か既婚かにより「Miss」と 「Mrs」がありますが、どちらにも使える「Ms」としておいた方が無難ですね。

また、相手が男性か女性かわからない、一般的な問い合わせなどの場合は、

Dear Sir or Madam」を使いましょう。

「To whom it may concern」という表現もありますが、個人的には、上記の方が受け取ったときに丁寧な印象を受けます。

 

次に本文の書き出しです。ここではもっとも丁寧な文例をご紹介します。

● I write with regard to our meeting scheduled on August 10.

(8月10日に予定されている会議について、ご連絡します)

 

「I am writing…」としても同じ意味ですが、進行形ではなく、現在形を使った方がより丁寧です。

また「I’m writing…」のようにアポストロフィを使用して略するのは、カジュアルな印象を受けますので、顧客向けなどのフォーマルな場合は避けましょう。

 

メール本文で使えるフレーズ

次に、メールで使えるフレーズをいくつか紹介したいと思います。

 

メールや添付ファイルの受領確認をする

● Please could you acknowledge safe receipt of this email?

(このメールの受領確認をいただけますでしょうか)

 

● I would be grateful if you could acknowledge safe receipt of the attached files.

(添付ファイルを受領されたことをご確認いただけますと幸いです)

 

上記の文章は、相手に受領確認を求めていますので、メールの返信がほしい時に使えます。

ビジネスでは確認をとることがとても重要なので、このフレーズは私も頻繁に使っていますが、ほぼ間違いなく返信がきます。

「Could you reply to me?」とするより、ずっと受け入れられやすく印象が良いので、ぜひ使ってみてください。

 

正しく理解できているか確認する

● Am I right to understand that you will send me the files tomorrow?

(明日ファイルを送信していただけるとの理解で宜しいでしょうか)

 

メールのやり取りの中で不明確な部分が出てきた場合に、上記のフレーズが使えます。

単に確認をしたい場合は、下記のような文章でもよいです。

 

● I would be grateful if you could confirm the followings:

(下記の点をご確認いただけますと幸いです)

 

返信を促す

● I look forward to hearing from you.

(ご返信をお待ちしております)

 

メールの最後にこの文章を入れると、返信してもらいやすくなります。

前述と同様、「I am looking forward to…」と進行形を用いてもよいですが、カジュアルな印象になります(同僚や友人に出す場合は、この方が適しています)。

なお、「forward to」の後は進行形(ing)となりますので、注意してください。

 

丁寧な文章ほど長くなる

上記の例文で「I would be grateful if you could…」という言い回しを使いましたが、これは何かを依頼する際、最上級に丁寧な言い方です。

日本語で言えば、「…していただけましたら幸いです」に相当します。

英語でも日本語でも、丁寧な文章ほど長くなるのは、共通することなのですね。

単に「…してください」とするよりも、回りくどい言い方ですが、丁寧さが増します。

ドクターに依頼する場合などは、こうした表現が適しています。一方、友人宛てのメールなどで使うと、ちょっと堅苦しい印象を与えてしまうかもしれません。

 

メールの結び

日本語では、手紙の結びに「敬具」などが使われますが、英語ではメールでも結びの言葉が必要です。

下記のように、フォーマルなものからカジュアルなものまであります。

Sincerely yours, (アメリカ英語)

Yours sincerely, (イギリス英語)

Kind regards,

Best regards,

Regards,

Best wishes,

(この後に差出人の名前を記載します)

 

注意すべきなのは、上記のように、アメリカ英語とイギリス英語で言い回しが異なる場合があることです。

イギリス人(ヨーロッパ圏を含む)にアメリカ英語の表現を使うと(またはその逆の場合も)、人によってはあまり良い印象を持たれない場合もありますので、注意してください。

普段、私は無難な「Kind regards」を多用してます(友人には「Best wishes,」を使います。

「Regards」のみだと、若干カジュアルな印象になります。

「Thanks」のみで終わると、友人同士のような軽いイメージになりますので、ビジネスの場では避けましょう。

 

以上、メールで使う英語を取り上げてみました。

海外とのやり取りに、今やメールは必須のツールですが、意外にルールや形式が重要になってきます。ビジネスで使えるフォーマルなメール形式をぜひマスターしてください。